Har du mange sene aftner, hvor du sidder og udfører de opgaver, der ikke var tid til på arbejde? Det er du ikke alene om. Du vil gerne løse dine opgaver godt og kunne holde fri. Intentionen er der, men så sker der noget andet. Der var 5 møder, 4 kundeopkald inkl. en lang samtale med en utilfreds kunde, flere medarbejdere, der skulle have sparring, sammenlagt 2 timers mailskriveri samt forberedelse af oplæg til i morgen. For de mennesker, jeg møder i min praksis, er prisen for sådanne arbejdsdage belastning og tid væk fra de mennesker og aktiviteter, der giver glæde og energi. Du kan vælge at gøre noget andet. I dette blogindlæg kan du læse om, hvordan du kan få mere effektiv tidsstyring ved at reagere på vigtigheden af opgaverne i stedet for, hvor meget de haster.
Foto Mateusz Dach
Gør det vigtigste først – analogien om vasen
Forestil dig, at du har en vase (din arbejdstid), og du fylder hver dag vasen med hhv. sten, grus og sand. Stenene repræsenterer de vigtigste ting, såsom kerneopgaver i forhold til langsigtede mål, værdier og betydningsfulde prioriteter. Gruset repræsenterer mindre kritiske, men stadig vigtige opgaver og aktiviteter, og sandet repræsenterer små, mindre vigtige detaljer og distraktioner. Hvis du begynder med at fylde glasset med sand (de mindre vigtige opgaver), vil der ikke være nok plads til stenene (de vigtigste prioriteter). Hvis du derimod begynder med lægge stenene først, efterfulgt af grus og derefter sandet, passer alt ned i vasen.
Pointen er, at der ER tid til det vigtigste. Det kræver dog, at du er ved, hvad det vigtigste er, er bevidst om det og prioriterer at gøre det først.
Hvad er vigtigst?
De fleste reagerer med et lidt vantro blik, når jeg spørger ind til, hvad der er vigtigst i deres job. Det er jo latterligt at skulle helt tilbage til det grundlæggende. Vi har jo alle en god fornemmelse af, hvad vores job er. Men mange ledere har ikke den nødvendige afklaring af deres rolle og ansvarsområder, og hvor de er på vej hen på den lange bane. Det er vigtigt at være bevidst om, hvordan du prioriterer din tid, så det er i overensstemmelse med organisationens, din leders og dine egne langsigtede mål og prioriteringer.
Når du ved, hvad der er vigtigst, kan du tage stilling til
- Hvad skal du begynde på?
- Hvad skal du gøre mere af?
- Hvad skal du gøre mindre af?
- Hvad skal du stoppe med?
Tidsstyring efter hvad der er vigtigt og ikke nødvendigvis det, der haster
Jeg synes, at Stephen Coveys tidsstyringsmatrix er et hjælpsomt analyseredskab, der kan kan give overblik over, hvordan du bruger din tid. Matrixen kategoriserer opgaver baseret på deres vigtighed, og hvor meget de haster.
Kvadrant I – Haster og er vigtig. Her er opgaver, der kræver øjeblikkelig opmærksomhed. Opgaverne er ofte forbundet med kriser, brandslukning eller korte tidsfrister. De er almindeligvis meget tydelige og lette at identificere. Du reagerer automatisk på dem, da de ofte kræver dit engagement.
Kvadrant II – Haster ikke, men er vigtig. Denne kvadrant repræsenterer aktiviteter, der bidrager til langsigtede mål og personlig udvikling. Den inkluderer proaktive forebyggende handlinger som planlægning, opbygning af relationer og kompetenceudvikling. Vigtige sager, der ikke haster, kræver almindeligvis mere initiativ fra dig end hastesagerne i kvadrant I.
Kvadrant III – Haster, men er ikke vigtig. Her skal du være opmærksom! Du kan komme til at tro, at der er tale om kvadrant I opgaver og kaste dig ud i at løse dem, men i virkeligheden reagerer du på andres prioriteter og bliver distraheret fra det, du egentligt skulle lave.
Kvadrant IV – Haster ikke og er ikke vigtig. Opgaverne her er ofte de lavt hængende frugter – de lette og trivielle opgaver, der ikke kræver meget energi. Det føles godt at udføre disse opgaver, for du kan få krydset noget af listen og oplever, at du får udrettet noget, men i virkeligheden bidrager de hverken til personlig eller faglig udvikling, og organisationen udvikler sig ikke af, at du udfører disse aktiviteter.
Prioriter det vigtigste
Der vil altid opstå vigtige hasteopgaver. Det kan føles godt og give energi at arbejde igennem og klare det, når det sker lejlighedsvis. Langsigtet er denne type arbejdspres dog ikke sundt, hvis det forekommer for hyppigt. Især hvis du ikke har afsat tid til at håndtere kvadrant I opgaver. Det er derfor hensigtsmæssigt at reservere tid til de uforudsigelige ting, der sker i organisationen. Det er nemlig helt forudsigeligt, at de sker.
Det hensigtsmæssigt at prioritere mere af din tid og energi i kvadrant II, så du fokuserer på aktiviteter, der er vigtige og forebyggende, men ikke nødvendigvis haster.
Hold møder, hvor kun du sætter dagsordenen. Ofte ender møder i teamet og afdelingen med at fokusere på ’sand og grus’ – daglige problemer og drift. Du skal have fokus på organisationens langsigtede mål og strategi. Hvor I skal hen. Inkludere dine medarbejdere, så de også bliver mere bevidste og kan arbejde sammen med dig på det mere strategiske plan og mod de langsigtede mål.
Sådan gør du, når hasteopgaver, der ikke er vigtige, fylder for meget
Andres sten er ikke nødvendigvis dine sten. For dig er de ofte kun ‘grus’ eller måske endda bare ‘sand’. Stop op og analyser opgaven!
Det kan være hjælpsomt at rammesætte, hvor meget tid, du vil bruge på den type opgaver og kommunikere det ud til dine medarbejdere. Du vil måske fremover kun bruge f.eks. 20% af din tid på kunderelaterede opgaver og f.eks. 10% af din tid på sparring. Bloker din kalender, så du ikke kan bookes.
Hvis du har mange medarbejdere, der spørger: ”Kan du ikke lige kan se på…”, sjæler det din tid fra vigtigere aktiviteter. At give dem svaret er ikke altid den bedste hjælp. Hvis du har behov for, at medarbejderne bliver mere selvkørende, så lav en hård opbremsning og meld ud, at du i en periode ikke giver dem svar, men at du i stedet vil stille dem spørgsmål.
Opgaver flyder derhen, hvor de bliver løst. Nogle gange tænker du måske, at du har kompetencen, og det derfor er hurtigst, hvis du bare selv tager opgaven. Det er en god kortsigtet løsning, men prøv at tænke mere langsigtet og instruer nybegynderen og coach den øvede til at løse opgaven i stedet. Måske du også kan overveje, om du evt. kan uddelegere til en erfaren medarbejder.
Bonus tip
Princippet, om at gøre det, der i det store perspektiv, er det vigtigste først, kan med fordel også bruges i privatlivet. For de fleste er der sundhedsrelaterede og relationsopbyggende aktiviteter i fritidslivets kvadrant II. Begynd lørdag morgen eller når du kommer hjem fra arbejde med at løbe en tur, meditere, lege med børnene, sætte dig og lytte til din partner eller besøge din ven.